Bezpapírová kancelář - kancelář budoucnosti

Nižší spotřeba materiálů

Jednou z obrovských výhod bezpapírových kanceláří je snížení nákladů. Rostoucí ceny surovin a spotřebního materiálu dnes drasticky zvyšují náklady na tisk, od tonerových kazet přes papír do tiskárny až po servisní náklady, které se občas objevují, protože, jak říká Murphyho zákon, „co se může pokazit, to se pokazí“ a tento zákon se zdá exponenciálně vztahovat na kancelářské tiskárny.

Ve standardní kanceláři, kde není správa dokumentů založena na papíře, může být úspora skutečně významná. Digitalizace (např. bezpapírové účetnictví) může ušetřit až 50 % kancelářského spotřebního materiálu, nemluvě o fyzickém skladování, nábytku atd. A to nás přivádí k další velké výhodě.

Méně papíru, více využitelného prostoru

Ti, kteří se vydají na cestu digitalizace a vytvoří bezpapírovou kancelář, se nemusí zatěžovat ukládáním dokumentů, tedy jejich uchováváním ve „fyzickém prostoru“. Podle zákona se určité dokumenty a doklady musí uchovávat mnoho let, takže digitální ukládání může být významnou úlevou.

V bezpapírové kanceláři už regály a police nejsou plné zaprášených a těžko dostupných šanonů, které byly roky uchovávány, a robustní nábytek již nemusí být součástí vaší kanceláře.

Jednodušší a bezpečnější správa

Pro úspěšné a moderní firmy a instituce je nezbytné, aby byly údaje uchovávány, zpřístupňovány a přenášeny rychle, spolehlivě a bezpečně. Kancelář, která spravuje dokumenty na digitální bázi, vyniká ve všech těchto směrech.

Elektronický systém správy dokumentů BMD nabízí právě tyto výhody. Vyhledávání je možné různými způsoby, buď pomocí klíčových slov, nebo fulltextovým vyhledáváním. Dokumenty lze vyhledat podle jakýchkoliv meta-dat, například datum, obsah, dodavatel/odběratel, projekt.

PR, HR a branding

„Bezpapírová“ kancelář je nejen efektivní, ale v 21. století je trendy a vysoce komunikovatelnou vlastností společnosti.

Zodpovědní klienti, investoři, partneři a dodavatelé, ale i současní i budoucí uvědomělejší kolegové ocení tyto „maličkosti“, které mohou přinést přímé výhody v oblasti budování partnerství, brandingu a HR.

Kdo by dnes nechtěl pracovat pro kancelář, která jde příkladem i v této důležité oblasti?

A způsob, jakým je to všechno k dispozici!

BMD v široké míře podporuje své partnery komplexními softwarovými řešeními prostřednictvím správy digitálních dokumentů. Od došlé pošty až po bezpapírové účetnictví jsou u nás všechny relevantní informace okamžitě a rychle dostupné, bez ohledu na to, kdo a kdy archivoval dokument, který stačí uložit jednou a na jednom místě.

Systém správy dokumentů BMD je optimálním řešením, pokud chcete modernizovat ukládání vašich dokumentů a posunout se směrem k bezpapírové budoucnosti vaší kanceláře.