Papírmentes iroda, a jövő irodája

A „piszkos anyagiak”

A papírmentes irodák egyik hatalmas elÅ‘nye a költségcsökkenés. Napjainkban az emelkedÅ‘ alapanyag és kellékanyag árak drasztikusan megemelték a nyomtással kapcsolatos költségeket is, kezdve a festékpatrontól a nyomtatópapíron át egészen az idÅ‘rÅ‘l-idÅ‘re felmerülÅ‘ szervizköltségekig, hiszen Murphy óta tudjuk, hogy „ami el tud romlani, az el is romlik” és ez a törvény mintha az irodai nyomtatókra hatványozottan igaz lenne. 

A megtakarított összeg akár jelentős is lehet egy átlagos irodában, ahol az iratkezelés és az ügyintézés nem papír alapon folyik. A digitalizációval (például a könyvelés papírmentessé tételével) akár 50% is megspórolható az irodai fogyóeszközök költségein, nem beszélve a fizikai tárolóeszközökről, bútorokról stb. Ez a kérdés pedig át is vezet minket a következő nagy előnyre.

Kevesebb papír, több hasznos hely

Annak, aki a digitalizáció útjára lép, és papírmentes irodát teremt, nem kell bajlódni az iratok tárolásával sem, vagyis a „fizikai térben” való megőrzéssel. A jogszabályok értelmében bizonyos iratokat és dokumentumokat hosszú évekig meg kell őrizni, így a digitális alapú tárolás jelentős könnyebbség lehet.

A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot, beleértve a főkönyvi számlákat, az analitikus és a részletező nyilvántartásokat is legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni.

A papírmentes irodában a szekrények és polcok többé nem az évekre visszamenÅ‘leg megtartott porosodó és nehezen kereshetÅ‘  anyagokkal van tele, sÅ‘t, a robosztus bútorok végre akár ki is kerülhetnek a munkahelyrÅ‘l.

Egyszerűbb és biztonságosabb kezelés

A sikeres és modern vállalkozások, intézmények működéséhez elengedhetetlen, hogy az adatok tárolása, elérése és továbbítása gyorsan, megbízhatóan és biztonságosan történjen. Az anyagokat digitális alapon kezelÅ‘ iroda ebben is jeleskedik.  

A BMD elektronikus irat- és dokumentumkezelő rendszere is éppen ezt nyújtja. A visszakeresés a legkülönbözőbb módokon lehetséges, akár kulcsszavakkal vagy a teljes szövegben történő kereséssel. Ugyanazon dokumentum megtalálható bármely adata, pl. dátum, tartalom, partner, projekt alapján.

PR, HR és Branding

A papírmentesség nem csupán hasznos, de a XXI. században kifejezetten trendi, és jól kommunikálható tulajdonsága egy vállalatnak.

Mind a felelős - illetve a felelős viselkedést megkövetelő - megbízók, befektetők, partnerek és beszállítók, mind pedig a meglévő és jövőbeni tudatosabb kollégák nagyra értékelik majd az ilyen „apróságokat”, amely a partnerkapcsolatok építése, valamint a branding és a HR területeken is közvetlen előnyökkel járhat.

Ki ne szeretne manapság egy olyan irodának dolgozni, aki „ad magára” ezen a fontos területen is?

És ahogy mindez elérhető!

A BMD a digitális iratkezelés útján messzemenően támogatja partnereit átfogó szoftveres megoldásokkal. Velünk a beérkező postaküldeményektől a papír nélküli könyvelésig, minden lényeges információ azonnal és gyorsan elérhető, függetlenül attól, hogy ki és mikor archiválta a dokumentumot, amelyet csak egyszer és egy helyen kell lementeni.

A BMD Dokumentumkezelő rendszere az optimális megoldás, ha modernizálni szeretné iratainak tárolását, és el szeretne indulni irodája „papírmentes jövője” felé.